Informativa eventi

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Ai sensi dell’art. 13 e 14 del Regolamento 679/2016 UE 2016/679 (GDPR) EVENTI.

In osservanza al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e alla normativa italiana in materia di protezione dei dati personali, siamo a fornire, ai sensi dell’art. 13 e 14 del GDPR, le dovute informazioni in ordine al trattamento dei dati personali, per ciò che concerne le attività di gestione e organizzazione degli eventi.

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI

Il Titolare del trattamento, ai sensi degli artt. 4 e 24 del GDPR, è ALFA S.R.L., con sede legale in Via Gaetano Bottini n. 5, 21013 – Gallarate (VA), codice fiscale e partita IVA n. 03481930125, Tel. 0331 226.766 – Fax 0331 226.707, E-mail info@alfavarese.it, PEC pec@pec.alfavarese.it.

Il Responsabile della protezione dei dati (DPO) è identificato c/o il Titolare e contattabile via E-mail a: dpo.alfa@alfavarese.it.

2. TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI

In relazione alle finalità di seguito indicate, il trattamento riguarda:

• dati anagrafici e identificativi (nome, cognome, provincia di residenza);
• dati di contatto (indirizzo e-mail, numero di telefono);

Tali dati personali sono raccolti direttamente presso gli Interessati durante la registrazione all’iniziativa organizzata da Alfa S.r.l., ovvero presso Soggetti terzi che supportano Alfa nella gestione dell’evento.

Il trattamento non riguarderà categorie particolari di dati personali, come definite ex art. 9 del GDPR, a meno che tali dati non siano manifestatamente resi noti dall’Interessato.

3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati personali forniti possono essere trattati per la seguente finalità:

1. registrare la partecipazione dell’utente all’evento organizzato da Alfa per finalità organizzative e di gestione dell’evento stesso.

Qualora Alfa S.r.l. intendesse utilizzare i dati conferiti per finalità diverse da quella indicata, provvederà a darne idonea comunicazione.

4. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati personali per la finalità di cui al punto a) è lecito in quanto basato sul legittimo interesse del Titolare (art. 6(1)(f) del GDPR) di organizzare e gestire tutte le attività organizzative utili a permettere la partecipazione all’evento.

Il conferimento dei dati personali per tale finalità è obbligatorio per garantire la registrazione all’evento tramite sito web, tuttavia, il mancato conferimento dei dati non precluderà la partecipazione all’evento.

La Società effettua preventivamente una valutazione degli effetti di queste attività sui diritti, gli interessi e le libertà dei destinatari al fine di assicurare il bilanciamento degli interessi tra Titolare e soggetto Interessato al trattamento.

5. COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE DEI DATI

I dati potranno essere comunicati, a titolo esemplificativo, alle seguenti categorie di destinatari:

• società e/o professionisti esterni di cui si avvale la Società nell’ambito della gestione e nell’organizzazione dell’Evento (es. società organizzatrice dell’evento);
• autorità competenti per adempimenti di obblighi di legge e/o di disposizioni di organi pubblici, su richiesta;
• dipendenti e collaboratori del Titolare in qualità di addetti autorizzati al trattamento dei dati (“soggetti autorizzati”);
• soggetti esterni che gestiscono/supportano/assistono, anche solo occasionalmente, il Titolare nell’amministrazione del sistema informativo e delle reti di telecomunicazioni (ivi compresa la posta elettronica e/o piattaforme web).

I soggetti appartenenti alle suddette categorie svolgono la funzione di Responsabile del trattamento, oppure operano in totale autonomia come distinti Titolari del trattamento. L’elenco dei Responsabili del trattamento è costantemente aggiornato e disponibile presso la sede del Titolare.

6. TRASFERIMENTI AL DI FUORI DELL’UNIONE EUROPEA

I dati personali verranno archiviati ed elaborati dal Titolare all’interno dell’Unione Europea.

In caso di eventuali trattamenti di dati personali al di fuori dell’Unione Europea, gli stessi avverranno unicamente previa adozione di adeguate garanzie, come previsto dalla normativa cogente. In tale caso, l’Interessato potrà ottenere una copia delle condizioni poste a base dell’eventuale trasferimento scrivendo una mail all’indirizzo info@alfavarese.it.

7. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO E PERIODO DI CONSERVAZIONE

Il trattamento sarà svolto da soggetti autorizzati dal Titolare tramite strumenti informatici e manuali, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati.

Nel rispetto di quanto previsto dall’art. 5 comma 1 lett. e) del GDPR, i dati saranno conservati in una forma che consenta l’identificazione degli Interessati secondo i seguenti criteri:

• per un arco di tempo non superiore al conseguimento della finalità per la quale sono trattati, qualora non diversamente previsto da obblighi normativi o contrattuali;
• per ottemperare a specifici obblighi normativi o contrattuali;
• qualora applicabile e legittimo, fino ad eventuale richiesta di cancellazione da parte dell’Interessato.

Nello svolgimento delle attività di trattamento, la Società si impegna a:

• assicurare l’esattezza e l’aggiornamento dei dati trattati e a recepire prontamente eventuali rettifiche e/o integrazioni richieste dall’Interessato;
• adottare misure di sicurezza idonee a garantire un’adeguata protezione dei dati, in considerazione dei potenziali impatti che il trattamento comporta sui diritti e sulle libertà fondamentali dell’Interessato;
• notificare, nei tempi e nelle casistiche previste dalla normativa cogente, eventuali violazioni dei dati personali agli Interessati;
• garantire la conformità delle operazioni di trattamento alle disposizioni di legge applicabili.

I criteri posti a base della conservazione dei dati sono consultabili scrivendo una mail all’indirizzo info@alfavarese.it.

8. DIRITTI DEGLI INTERESSATI

I soggetti cui si riferiscono i dati personali hanno il diritto, laddove applicabile, di ottenere in qualunque momento la conferma dell’esistenza o meno dei medesimi dati e di conoscerne il contenuto e l’origine, verificarne l’esattezza o chiederne l’integrazione, l’aggiornamento, oppure la rettifica (artt. 15 e 16 del GDPR). Inoltre, gli Interessati hanno il diritto, ove applicabile, di chiedere la cancellazione, la limitazione al trattamento, la revoca del consenso, la portabilità dei dati nonché di proporre reclamo all’autorità di controllo e di opporsi in ogni caso, per motivi legittimi, al loro trattamento (art. 17 e ss. del GDPR).

Tali diritti sono esercitabili mediante comunicazione scritta da inviarsi all’indirizzo fisico del Titolare del trattamento oppure agli indirizzi di posta elettronica: info@alfavarese.it e dpo.alfa@alfavarese.it. Il Titolare, anche tramite le strutture designate, provvederà a prendere in carico la richiesta e, a fornire, senza ingiustificato ritardo, le informazioni relative all’azione intrapresa.

9. MODIFICHE ALL’INFORMATIVA SULLA PRIVACY

Il Titolare si riserva il diritto di modificare, aggiornare, aggiungere o rimuovere parti della presente Informativa sulla privacy a propria discrezione e in qualsiasi momento, al fine di essere sempre conforme alla legislazione applicabile in materia di protezione dei dati personali. La persona interessata è tenuta a verificare periodicamente le eventuali modifiche. Con l’obiettivo di facilitare tale verifica l’Informativa conterrà l’indicazione della data di aggiornamento.