Informativa Whistleblowing

Il Titolare del trattamento è la società Alfa S.r.l., con sede legale in Gallarate (VA), Via G. Bottini n. 5, codice fiscale e partita IVA n. 03481930125, Tel. 0331 226.766 - Fax 0331 226.707, e-mail info@alfavarese.it, PEC pec@pec.alfavarese.it. Il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) è identificato c/o il Titolare e contattabile via E-mail a: dpo.alfa@alfavarese.it.

I dati personali trattati sono relativi ai contenuti della segnalazione e/o degli atti e documenti relativi alle segnalazioni; si riferiscono al soggetto segnalante e possono altresì riferirsi a persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché a quelle a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate. 

La ricezione e la gestione delle segnalazioni dà luogo a trattamenti di dati personali c.d. “comuni” (nome, cognome, ruolo lavorativo, ecc.), nonché può dar luogo, a seconda del contenuto delle segnalazioni e degli atti e documenti a queste allegati, a trattamenti di dati personali c.d. “particolari” (dati relativi a condizioni di salute, orientamento sessuale o appartenenza sindacale, di cui all’art. 9 GDPR) e di dati personali relativi a condanne penali e reati (di cui all’art. 10 GDPR).

I dati personali forniti, saranno trattati nel rispetto delle condizioni di liceità ex art. 6 Reg. UE 2016/679 (GDPR) per le seguenti finalità: 

1. Ricezione e gestione delle segnalazioni e/o comunicazioni da parte degli organi competenti al fine di accertare eventuali illeciti denunciati nell’interesse di Alfa e consentire la gestione del procedimento disciplinare, ai sensi dell’art. 3 del D.Lgs. n. 24/2023, nonché per assolvere agli adempimenti connessi all’adozione e mantenimento del sistema di gestione per la parità di genere ai sensi della UNI/PdR 125:2022, limitatamente a quanto strettamente necessario.
2. Rivelazione dell’identità del segnalante e/o di qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità a persone diverse da quelle competenti a ricevere e a dare seguito alla segnalazione, ai sensi dell’art. 12, comma 2, del D.Lgs. n. 24/2023. 

Il conferimento dei dati personali è necessario e il loro mancato rilascio preclude la possibilità di dar corso all’effettivo riconoscimento delle tutele previste dalla normativa in materia e segnatamente del D.Lgs. n. 24/2023. 

Si ricorda che la normativa prevede che il whistleblower si renda riconoscibile al fine di potersi avvalere del regime di tutela accordatogli. Tuttavia, è sempre possibile effettuare una segnalazione anonima. In questo caso, non vi sarà alcun trattamento di dati personali, ad eccezione degli eventuali dati personali indicati dal segnalante all’interno della segnalazione.

Tenuto conto della normativa di riferimento e, in particolare, del D.Lgs. n. 24/2023, si precisa che: 

• il trattamento dei dati “comuni” si fonda sull’obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR), nonché sul legittimo interesse del Titolare che coincide con l’obiettivo di gestire tutte le situazioni in grado di arrecare danno e pregiudizio al Titolare come comportamenti illeciti, rischi, reati o irregolarità riconducibili a violazioni del Codice Etico, del MOGC e procedure interne (art 6 par. 1 lett. f GDPR);
• il trattamento di dati “particolari” si fonda sull’assolvimento di obblighi e sull’esercizio di diritti specifici del Titolare del trattamento e dell’Interessato in materia di diritto del lavoro (art. 9, par. 2, lett. b), GDPR);
• il trattamento di dati relativi a condanne penali e reati, tenuto conto di quanto disposto dall’art. 10 GDPR, si fonda sull’obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c), GDPR).

Il trattamento dei suoi dati personali per la finalità di cui al punto a) è necessario per obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento (D.Lgs. 24/2023);
Il trattamento dei suoi dati personali per la finalità di cui al punto b) è facoltativo e necessita del preventivo consenso dell’interessato.

I dati potranno essere comunicati, a titolo esemplificativo, alle seguenti categorie di destinatari: 

• soggetti quali, partner tecnologici, che forniscono servizi per la gestione della piattaforma di Whistleblowing adottata dal Titolare del trattamento;
• Organismo di Vigilanza, organi sociali o strutture aziendali nei limiti e per come identificati nella Procedura “Segnalazioni di illeciti o irregolarità”;
• autorità competenti per adempimenti di obblighi di leggi e/o di disposizioni di organi pubblici, su richiesta (es. l’Autorità Giudiziaria, la Corte dei conti, l’ANAC). 

I soggetti appartenenti alle categorie suddette svolgono la funzione di Responsabile del trattamento dei dati, oppure operano in totale autonomia come distinti Titolari del trattamento. L’elenco dei Responsabili del trattamento è costantemente aggiornato e disponibile presso la sede del Titolare. I dati non saranno oggetto di diffusione.

I dati personali verranno archiviati ed elaborati all’interno dello Spazio Economico Europeo. 

In caso di eventuali trattamenti di dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo, gli stessi avverranno unicamente previa adozione di adeguate garanzie, come previsto dalla normativa cogente. 

L’Interessato potrà ottenere una copia condizioni delle poste a base dell’eventuale trasferimento scrivendo una mail all’indirizzo: info@alfavarese.it.

Il trattamento sarà svolto da soggetti autorizzati dal Titolare tramite strumenti informatici e manuali, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati. I dati personali raccolti sono altresì trattati dal personale del Titolare, che agisce sulla base di specifiche istruzioni fornite in ordine a finalità e modalità del trattamento medesimo.

I dati saranno trattati per il tempo strettamente necessario al trattamento della segnalazione e, comunque, non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione (art. 14 del D.Lgs. n. 24/2023). 

Il Titolare, inoltre, tratta i dati personali acquisiti nel completo rispetto del principio di correttezza, liceità e trasparenza. In ottemperanza al GDPR e al D. Lgs. 196/2003, come modificato dal D. Lgs. 101/2018, il Titolare configura ovvero, in ogni caso, si impegna a configurare i sistemi informativi e i programmi informatici riducendo al minimo l’utilizzazione dei dati personali, in modo da escluderne il trattamento qualora le finalità perseguite possano essere realizzate mediante, rispettivamente, dati anonimi od opportune modalità che permettano di identificare l’Interessato solo in caso di necessità.

Segnalanti 

I soggetti segnalanti cui si riferiscono i dati personali hanno il diritto in qualunque momento di ottenere la conferma dell'esistenza o meno dei medesimi dati e di conoscerne il contenuto e l'origine, verificarne l'esattezza o chiederne l'integrazione o l'aggiornamento, oppure la rettifica (artt. 15 e 16 del GDPR). Inoltre, ove applicabile, i soggetti segnalanti il presunto illecito hanno il diritto di chiedere la cancellazione, la limitazione al trattamento, la revoca del consenso, la portabilità dei dati nonché di proporre reclamo all’autorità di controllo e di opporsi in ogni caso, per motivi legittimi, al loro trattamento (art. 17 e ss. del GDPR).

Tali diritti sono esercitabili mediante comunicazione scritta da inviarsi all’indirizzo dpo.alfa@alfavarese.it. Il Titolare, anche tramite le strutture designate, provvederà a prendere in carico la richiesta e a fornire, senza ingiustificato ritardo, le informazioni relative all’azione intrapresa riguardo alla stessa.

Segnalato e altri soggetti interessati 

In ottemperanza al D.Lgs. 101/2018 (art. 2-undecies), i soggetti segnalati, cui si riferiscono i dati personali trattati nell’ambito di una segnalazione di whistleblowing, non possono esercitare i diritti previsti dagli articoli 15 a 22 del GDPR poiché dall'esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto in merito alla riservatezza dell’identità del segnalante e/o al perseguimento degli obiettivi di conformità alla normativa in materia di segnalazione di condotte illecite. Pertanto, si informa il segnalato che l'esercizio di tali diritti potrà essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all'interessato a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione. Resta ferma la possibilità per il soggetto segnalato di esercitare tali diritti conformemente alle disposizioni di legge o di regolamento che regolano il settore (tra cui il D.lgs. 231/2001 come modificato dalla L. n. 179/2017) e la possibilità di esercitare i propri diritti con le modalità previste dall’art. 160 D. Lgs. 196/2003 richiedendo al Garante accertamenti sulla conformità del trattamento dei propri dati.

Il Titolare si riserva il diritto di modificare, aggiornare, aggiungere o rimuovere parti della presente Informativa sulla privacy a propria discrezione e in qualsiasi momento, al fine di essere sempre conforme alla legislazione applicabile in materia di protezione dei dati personali. La persona interessata è tenuta a verificare periodicamente le eventuali modifiche. Con l’obiettivo di facilitare tale verifica l'Informativa conterrà l'indicazione della data di aggiornamento.